Какие документы должен готовить клиент и какие вы ?
Обычно большинство документов готовится клиентом, т.к. львиную их долю – акты выполенных работ, счета-фактуры, накладные, приказы и т.п. может подготовить только клиент. Мы же делаем оставшиеся документы – т.е. те, которые клиент не может сделать самостоятельно- авансовые отчеты, расчетные ведомости по зарплате, другие документы, для подготовки которых нужны сведения из бухгалтерского учета.
Кто будет подписывать документы как главный бухгалтер ?
Согласно закону «О бухгалтерском учете» в случае ведения бухучета сторонней организацией первичные документы и отчетность подписывает руководитель организации, ведущей учет.
Большинство оформляемых клиентом документов не требуют обязательной подписи главного бухгалтера (счет-фактура может подписываться уполномоченным на это работником, не обязательно бухгалтером; накладные бухгалтеру подписывать не обязательно; платежные поручения подписывают лица, имеющие право первой и второй подписи согласно банковской карточке, банк обычно не следит, соответствуют ли эти лица руководителю и главному бухгалтеру и т.д.). Т.е. на практике необходимость срочной подписи главного бухгалтера в первичных документах возникает достаточно редко. Большинство документов главный бухгалтер подписывает уже после их оформления. Исключение составляют кассовые документы, к примеру, квитанции от приходных кассовых ордеров, которые нужно выдавать уже с подписью главбуха. Данная проблема может быть решена путем заблаговременного подписывания нужного количества приходных ордеров нашим главбухом, дабы не ездить каждый раз к нам за подписью. Кроме того, данную проблему можно решить еще несколькими способами.
Где хранятся переданные вам к учету документы ?
Это заранее оговаривается и прописывается в договоре на бухобслуживание. Большинство клиентов хранит документы у нас, т.к. в их текущей деятельности им они не нужны. Естественно, самые важные – вроде договоров, кассовых книг и т.п. клиенты хранят у себя, по мере надобности мы их ксерокопируем. В случае же если клиент предпочитает хранить вообще все документы у себя, то нам мы оставляем только ксерокопии.
Насколько часто нужно передавать документы для учета ?
Необходимая частота зависит от :
1. Сложности документов. К примеру, особо сложные в учете или составлении документов лучше приносить чаще, дабы не оставалось слишком мало времени на их обработку, уточнение каких то деталей и т.д.
2. Количества документов. Если документов очень мало, то их без проблем можно принять и в конце квартала разом за весь квартал. Дело в том, что наш механизм учета и проведения документов предполагает проведение как можно большего количества документов за один подход. Т.е. если вы принесли 1-2 накладные мы вряд ли без особой надобности станем их тут же проводить – слишком много рабочего времени уйдет на подготовительные операции (уточнение ставок НДС, наличия на складе и т.п.), поэтому в данном случае целесообразнее с нашей стороны эти накладные отложить и провести их разом в конце квартала.
3. Необходимости сдачи некоторых налоговых деклараций.
В любом случае, график представления документов заранее оговаривается.
Какие документы нужны для учета ?
Те, на основании которых осуществляются записи на счетах бухгалтерского учета (т.е. проводки). На практике это чаще всего все документы по расчетному счету (платежные поручения, выписки), кассе (приходные и расходные кассовые ордера), товарам (расходные и приходные накладные), затратам (акты выполенных работ с поставщиками услуг, приходные накладные на сырье) и так далее. Договора, расчеты лимитов кассы и пр. непосредственно в учете проводками не отражаются, но однако их содержимое знать нужно, поэтому данные документы необходимо также нам показывать.
Можем ли мы готовить первичные документы ?
В большинстве случаев – да. Однако предпочитаем, чтобы особо важные документы составлял все таки клиент, чтобы избежать возможных ошибок, связанных с неправильным пониманием друг друга. Да и большинством информации, необходимым для составления документов обладает только клиент. К тому же, составление нами первичной документации достаточно трудоемкое занятие из-за необходимости достаточно длительного контакта по этому поводу с клиентом, что отражается на себестоимости обслуживания.
Кто готовит платежные поручения по уплате налоговых платежей ?
Сумму налогов, подлежащих перечислению, клиент самостоятельно вычислить вряд ли сможет без данных учета. Поэтому чаще всего практикуются следующие варианты - либо мы вводим в банк-клиент платежки сами (пользуясь доступом без права подписи платежных документов), либо отсылаем клиентам готовые файлы для импорта в банк-клиент.