Почему стоимость обслуживания зависит от оборотов по реализации ?
Наша организация по договору на бухгалтерское обслуживание несет полную материальную ответственность за результаты и правильность нашей работы. Большие обороты означают и больший риск негативных последствий из-за какой либо ошибки. Кроме того, есть еще две причины. Первая – ИФНС при налоговой проверке организации с большими оборотами просто так, без штрафов, ее не отпустит. А это дополнительные хлопоты по спору с налоговой. Вторая причина – наша ответственность по каждому договору бухобслуживания страхуется в РосГосСтрахе. Размер ежегодных страховых платежей зависит от страховой суммы. Ну а страховую сумму по договору обслуживания организации с большими оборотами лучше также устанавливать большую.
Как осуществляется обслуживание ?
Общая схема работы выглядит так – вы работаете, самостоятельно готовите первичные документы, затем приносите их нам (либо наш курьер забирает их у Вас). Ну а дальше наша забота – их провести по учету, составить необходимые отчеты в ИФНС, внебюджетные фонды и сдать их.
Что значит полная материальная ответственность ?
Это значит, что в случае, если наша работа по бухобслуживанию каким либо образом нанесет убытки вашей деятельности, то данные убытки будут нами компенсированы. Т.е. в случае нашей ошибки в учете, повлекшей штрафы при налоговой проверке, мы в полном объеме выплатим вам сумму начисленных штрафов. Ответственность по каждому договору бухобслуживания застрахована в РосГосСтрахе, т.е. в случае штрафов компенсацию Вам напрямую выплатит страховая компания.
Какие документы должен готовить клиент и какие вы?
Обычно большинство документов готовится клиентом, т.к. львиную их долю – акты выполенных работ, счета-фактуры, накладные, приказы и т.п. может подготовить только клиент. Мы же делаем оставшиеся документы – т.е. те, которые клиент не может сделать самостоятельно- авансовые отчеты, расчетные ведомости по зарплате, другие документы, для подготовки которых нужны сведения из бухгалтерского учета.
Как быть с подписями главного бухгалтера на первичных документах (приходные ордера, счета-фактуры)?
Большинство оформляемых клиентом документов не требуют обязательной подписи главного бухгалтера (счет-фактура может подписываться уполномоченным на это работником, не обязательно бухгалтером; накладные бухгалтеру подписывать не обязательно; платежные поручения подписывают лица, имеющие право первой и второй подписи согласно банковской карточке, банк обычно не следит, соответствуют ли эти лица руководителю и главному бухгалтеру и т.д.). Т.е. на практике необходимость срочной подписи главного бухгалтера в первичных документах возникает достаточно редко. Большинство документов главный бухгалтер подписывает уже после их оформления. Исключение составляют кассовые документы, к примеру, квитанции от приходных кассовых ордеров, которые нужно выдавать уже с подписью главбуха. Данная проблема может быть решена путем заблаговременного подписывания нужного количества приходных ордеров нашим главбухом, дабы не ездить каждый раз к нам за подписью. Кроме того, данную проблему можно решить еще несколькими способами.
Почему в период проведения налоговой проверки стоимость увеличивается ?
Дело в том, что налоговая проверка для налогоплательшика – достаточно хлопотная процедура. Чтобы избежать ненужных последствий, к проверке распечатываются дополнительные и абсолютно ненужные в текущей деятельности отчеты и документы, вроде лицевых счетов сотрудников, книг учета входящих счетов фактур и т.п., которые при компьютерном ведении учета либо просто не нужны, либо дублируют другие документы (к прмеру, налоговые карточки). Также трудоемкость в период проверки увеличивается за счет необходимости постоянного контакта с проверяющими, подготовки описей передаваемых документов, подготовки дополнительных отчетов проверяющим и так далее.
Кто будет подписывать документы как главный бухгалтер ?
Согласно закону «О бухгалтерском учете» в случае ведения бухучета сторонней организацией первичные документы и отчетность подписывает руководитель организации, ведущей учет.
Каким организациям выгодно бухгалтерское обслуживание ?
1. Тем, у которых объем хозяйственных операций слишком мал для того чтобы нанимать штатного бухгалтера.
2. Тем, у которых объем хозяйственных операция настолько мал, что ведение учета бухгалтером-совместителем также не целесообразно (в одиночку работающий бухгалтер слишком много времени тратит на длительные и трудоемкие операции, вроде сдачи отчетности, поэтому и требует оплаты больше).
3. Тем, которым нужна верная отчетность, составленная независимыми специалистами. К примеру, иностранным представительствам, «дочкам» иногородних команий и т.п.
4. Тем, у которых присутствуют достаточно сложные хозяйственные операции, правильно учесть которые в состоянии только хороший специалист, который стоит немало денег, а ввиду небольшого количества таких операций особо много денег на это дело выделять нецелесообразно.
Почему бухобслуживание в большинстве случаев для малого бизнеса выгодно ?
На эту тему написано уже много доводов, вот главные из них :
1. Материальная ответственность организации, ведущей бухучет. Вряд ли кто по итогам налоговой проверки будет требовать штрафы с штатного бухгалтера – объемы удержаний ограничены законодательством, а их превышение грозит вообще уходом бухгалтера.
2. Затраты по бухобслуживанию в полном объеме идут на себестоимость, НДС – к зачету. В случае же использования штатного бухгалтера примерно 42% от его реальной зарплаты будет уходить на налоги.
3. Вы почти полностью избавляетесь от текущих проблем с налоговой, проблем с бухгалтером, обеспечением деятельности бухгалтера и т.п. Вряд ли мы будем у Вас выпрашивать деньги на канцтовары, бланки и так далее.
Где хранятся переданные вам к учету документы ?
Это заранее оговаривается и прописывается в договоре на бухобслуживание. Большинство клиентов хранит документы у нас, т.к. в их текущей деятельности им они не нужны. Естественно, самые важные – вроде договоров, кассовых книг и т.п. клиенты хранят у себя, по мере надобности мы их ксерокопируем. В случае же если клиент предпочитает хранить вообще все документы у себя, то нам мы оставляем только ксерокопии.
Как принимаются документы ?
В зависимости от важности документов и пожеланий клиентов возможны варианты :
1. При приеме документов составляется полноценный акт приема документов, содержащий полный список принимаемых документов в двух экземплярах. Акт подписывается вами и нами.
2. Каждый раз на все принимаемые от клиента документы составляется расписка, экземпляр которой остается у клиента. При необходимости впоследствии можно составлять подробные акты приема документов. Используется в случае, когда у клиента нет времени на описывание документов в его присутствии.
Насколько часто нужно приносить документы для учета ?
Необходимая частота зависит от :
1. Сложности документов. К примеру, особо сложные в учете или составлении документов лучше приносить чаще, дабы не оставалось слишком мало времени на их обработку, уточнение каких то деталей и т.д.
2. Количества документов. Если документов очень мало, то их без проблем можно принять и в конце квартала разом за весь квартал. Дело в том, что наш механизм учета и проведения документов предполагает проведение как можно большего количества документов за один подход. Т.е. если вы принесли 1-2 накладные мы вряд ли без особой надобности станем их тут же проводить – слишком много рабочего времени уйдет на подготовительные операции (уточнение ставок НДС, наличия на складе и т.п.), поэтому в данном случае целесообразнее с нашей стороны эти накладные отложить и провести их разом в конце квартала.
В любом случае, график представления документов заранее оговаривается.
От чего зависит стоимость бухгалтерского обслуживания ?
Главный фактор – трудоемкость. Если у вас деятельность достаточно типовая, документооборот и взаимодействие с нами отработано, то трудоемкость можно держать на достаточно низком уровне путем оптимизации собственно самой трудоемкой области – учета - за счет его детальной регламентации и передачи на выполнение работникам, удельная стоимость работы которых ниже, естественно разработав механизмы контроля за правильностью и своевременностью всех операций. Т.е., к примеру, себестоимость обслуживания оптовых фирм благодаря относительной простоте их документооборота, одна из самых низких. Основные операции – приход товара, расход товара, банк и касса. Если в документах нет разногласий (к примеру, товар продан по накладным, а на складе его и не было, т.е. он никогда не покупался), то учет производится достаточно быстро, т.к. схема и порядок детально отработаны.
Если же требуются какие-то уточнения от клиента, консультации насчет сложных схем и т.п., то трудоемкость сильно возрастает.
Как сдается отчетность ?
Вся отчетность в налоговые органы сдается в электронном виде с использованием ЭЦП. В ФСС и ПФ отчетность сдается либо в электронном виде, либо лично, либо по почте.
Как оплачиваются услуги ?
Согласно договору на бухобслуживание перечислять оплату за обслуживание нужно авансом за предстоящий месяц. Это связно прежде всего с характером наших затрат – большинство из них (страхование, оплата страхового взноса за год вперед, разработка документооборота) осуществляется именно в первые месяцы обслуживания.
Какие документы нужны для учета ?
Те, на основании которых осуществляются записи на счетах бухгалтерского учета (т.е. проводки). На практике это чаще всего все документы по расчетному счету (платежные поручения, выписки), кассе (приходные и расходные кассовые ордера), товарам (расходные и приходные накладные), затратам (акты выполенных работ с поставщиками услуг, приходные накладные на сырье) и так далее. Договора, расчеты лимитов кассы и пр. непосредственно в учете проводками не отражаются, но однако их содержимое знать нужно, поэтому данные документы необходимо также нам показывать.
Кто будет участвовать в налоговой проверке ?
Только мы, клиент – по желанию. От клиента понадобится лишь подпись в начале и конце проверки. При судебном оспаривании результатов налоговой проверки участие клиента также не требуется.
Кто готовит платежные поручения по уплате налоговых платежей ?
Сумму налогов, подлежащих перечислению, клиент самостоятельно вычислить вряд ли сможет без данных учета. Поэтому чаще всего практикуется следующая схема – мы к определенной дате готовим отчет о необходимых суммах налогов, подлежащих перечислению, с указанием всей необходимой информации – куда, сколько, в какие сроки нужно перечислить, плюс полную кодировку поля «Назначение платежа» в платежном поручении в соответствии с требованиями законодательства. По желанию клиента платежные поручения готовить можем и мы.
Можем ли мы готовить первичные документы.
В большинстве случаев – да. Однако предпочитаем, чтобы особо важные документы составлял все таки клиент, чтобы избежать возможных ошибок, связанных с неправильным пониманием друг друга. Да и большинством информации, необходимым для составления документов обладает только клиент. К тому же, составление нами первичной документации достаточно трудоемкое занятие из-за необходимости достаточно длительного контакта по этому поводу с клиентом, что отражается на себестоимости обслуживания.
Как можно уменьшить стоимость обслуживания ?
Ограничить нашу ответственность по договору некоторой небольшой суммой. В данном случае у нас отпадет необходимость страховать наш договор. Данный вариант подойдет к тем, у кого стоимость одного-двух месяцев обслуживания примерно равна стоимости перехода на работу от имени другого юрлица.
Занимаетесь ли вы «оптимизацией» налоговых платежей ?
У многих клиентов возникает проблема, скажем так, снижения налогового бремени. Мы можем подсказать варианты ее решения.
На чем ведется учет ?
Учет ведется в 1С:Предприятии 7.7, 8.1, 8.2. Дополнительные расчеты, отчеты и проверки проводятся при помощи MS Excel. Отчетность вводится в программу Налогплательщик ЮЛ.
Занимаетесь ли вы аудитом ?
Нет. И пока не планируем.